目前大部分招標代理機構只重視招標文件制作的質量，忽視整體流程的質量控制，質量審核常常出現“盲審”“形式化審核”等現象。究其原因，主要是傳統(tǒng)的招標采購質量管理過程缺少數據支撐和科學統(tǒng)計，也缺少對質量問題的持續(xù)性檢查、改進和優(yōu)化手段，不合格的質量控制管理為后續(xù)項目的抽查、檢查和審計帶來了巨大的風險。因此，招標代理機構迫切需要借助數字化的方法和理論來提高代理服務質量，實現全過程的質量控制。
（一）構建全面數字化質量控制體系
實施全面數字化質量管理，首先要解決數據支撐和科學統(tǒng)計問題，招標代理機構應構建全面數字化質量管理控制體系，以招標采購質量為核心，平臺數字化能力為輔助，將全員的業(yè)務執(zhí)行數據與質量管理指標掛鉤，形成全過程數字資產，在對其中的數據進行挖掘和分析后，構建關鍵質量指標，以此引導全員完成質量控制任務和目標,實質性地提高質量管理效率，降低質量管理成本。
（二）數字化質量管理過程
構建一個完善的招標采購數字化質量管理體系應通過事前、事中、事后三個階段的數字化質量控制預防質量問題的發(fā)生，并對已發(fā)生的質量問題進行歸納總結，找出問題發(fā)生的原因，避免再次發(fā)生，不斷提高整體的服務質量。
1.事前控制
事前控制主要依賴于招標代理機構所應具有的法律法規(guī)解讀能力、規(guī)范的招標文件模板編輯和應用能力、歷史經驗的匯編及學習能力。其中遇到的難點主要是招標采購知識成果非常分散，成果的積累和應用難以形成規(guī)模，無法將這些成果合理地推送分發(fā)至需要的招采人員手中形成合力，創(chuàng)造最大化價值。數字化平臺的應用，能夠幫助招標代理機構自動匯總分析招采人員在平時項目執(zhí)行中所形成的質量問題和質量指標數據，并推薦相關的經驗案例，方便招標人員不斷學習改進以提升業(yè)務能力，提高招采效率與質量，降低質量問題發(fā)生的頻率。
2.事中控制
數字化平臺的應用貫穿事中質量控制全過程，能夠將采購人、項目經理、審核人員、風控人員、輔助人員多種角色元素聚合到一起，全程對質量控制進行數字監(jiān)督。系統(tǒng)可以記錄各層級角色審批未通過原因，對未通過審批的原因進行分類并進行關鍵節(jié)點數理統(tǒng)計，對質量問題數據的集中位置、分散程度、分布規(guī)律進行數據分析，最終將數據統(tǒng)計結果以簡潔易懂的數據指標形式發(fā)送至各個管理層級，以便各質量控制節(jié)點根據數據指標有針對性地發(fā)現問題、解決問題并進行改進。在此過程中，招標代理機構要特別注意在關鍵節(jié)點強化檢查控制，做好質量審核工作。
3.事后控制
在招標采購活動結束后、項目資料歸檔前，應對項目質量進行體系復審，對招標全過程進行質量復盤。
（1）體系復審。在項目人員完成項目歸檔前，質量復審人員需要對歸檔項目進行全局檢查，檢查并記錄過程及文檔中是否有流程審查中未發(fā)現的質量問題，統(tǒng)計問題發(fā)生的頻率和頻次；對于已發(fā)生的質量問題，研判問題發(fā)生的原因與背景，提出合理的解決方法和預防方案，并將相關問題與方案隱去身份信息后上傳至平臺中，供未來業(yè)務員參考借鑒，預防同類問題的再次發(fā)生。
（2）獎懲體系。定期開展質量管理復盤會，對重點質量問題進行復盤和總結，并對質量檢查情況進行通報。對于項目質量數據指標完成較好的人員進行適當的獎勵，以鼓勵全員參與質量管理，提升招標質量。對于項目質量數據指標完成較差的人員，降低項目執(zhí)行量，加強業(yè)務培訓，分析每一個質量問題出現的原因并進行改進，直至業(yè)務水平達標。
4.質量控制的難點
質量控制有兩個難點，一是如何持續(xù)進行質量控制和檢查，二是如何降低成本，將數字化應用貫穿管理全過程。一方面,持續(xù)性地進行質量控制，需要自上而下提高認識，對質量目標提出明確要求，只有持續(xù)投入人力成本，才能讓質量管控效果得到顯現。而目前招標代理機構人員工作量飽和，很難投入更多的人力和成本，審查環(huán)節(jié)易因工作量問題淪為“形式審查”，不能達到通過審核改進質量的目標。另一方面，通常招標代理機構的系統(tǒng)平臺以業(yè)務流轉為主，沒有為質量管理單獨建立相應的模塊和流程，也沒有收集相關數據的模塊。而對于招標代理機構巨大的項目執(zhí)行量來說，如果質量管理控制只靠人工，將十分耗時且成本巨大，很難持續(xù)進行質量管理和控制。
針對以上兩個難點，在招標代理機構普遍不可能在專職質量管理崗位上無限制投入資金、人員和時間成本的現狀下，可以引入招采人員質量評級制度，通過數字化的手段和管理制度來平衡成本投入與成果產出。
（三）構建數字化應用平臺下的招采人員質量評級制度
招標代理機構應對招標過程產生的數據進行統(tǒng)計分析，分重點、分層次對不同等級人員進行質量層級審查，通過對數據指標進行分層抽查，設置質量評分指標，對招采人員質量水平進行評級，對于質量評級高且技術水平良好的人員減少抽查甚至進行免檢，對于質量評級低且經常出錯的人員則加大抽查力度，對質量極端低下人員則可采取事事均抽查的方式，杜絕質量問題的持續(xù)發(fā)生。同時根據評級結果，對不同層級人員有針對性地開展業(yè)務培訓，提升業(yè)務水平。質量評級應每季度進行一次評級調整，進行動態(tài)評級管理（見表1）。
為保證質量控制的持續(xù)改進，還需要將業(yè)務人員的業(yè)務分配量、獎懲體系與其質量評級掛鉤，對于質量評級等于或低于D級的業(yè)務人員，降低其業(yè)務執(zhí)行量、業(yè)務審批提級審批，加大項目抽查力度、檢查力度和培訓力度，提高從業(yè)能力，通過質量培訓和考核，其評級提高后方可提升其業(yè)務量。
為了更好地滿足招采人員質量評級制度，數字化應用平臺需要具備以下兩種能力。
1.全過程控制能力和數據收集能力
構建招采人員質量評級制度要求招標代理機構有全過程控制能力和數據收集能力，能夠將各層級的審批退回原因進行細分和記錄，并按照相應的規(guī)則進行指標計算。質量管理人員針對不同評級人員按照相應的抽查比例對已執(zhí)行項目進行抽查，將結果錄入數據平臺，平臺全面分類匯總其質量問題的明細項，形成質量問題的帕累托圖，供質量管理人員針對具體問題幫助業(yè)務人員進行分析和改進。招采人員質量評級制度能極大降低質量抽查人員的工作量，提升質量檢查效率，改變原來按比例隨機抽取檢查項目的方式，加大評級結果低的人員項目抽查力度，提高質量問題的檢出率。此外，質量管理人員還應根據歷史質量數據指標分季度對所有人員進行質量再評級，進入新一輪周期的質量檢查控制。如此反復，督促全員提高自身的業(yè)務水平，降低質量問題發(fā)生的頻率。
2.全員參與質量審查控制能力
招采人員質量評級制度應做到全員參與質量控制過程。招標代理機構除正常的審批流程外還應進行四層審查控制，包括A角自查、B角互審、招標人審查和質量人員抽查。其中，招標人審查，AB角互審和正常的審批流程為必審制度，質量管理人員則根據招采人員質量評級進行抽查。各層級人員按照管理規(guī)定的質量審查表內容進行審查（見表2），各層級的審查側重點各不相同，從多層次、多角度進行質量問題審查，并將查處出來的質量問題積累形成數字平臺資產，為質量控制建立多道防火墻，防止質量問題的發(fā)生。
目前招標代理機構中的業(yè)務人員與質量管理人員的比例通常為幾十比一，甚至沒有專職管理人員，而項目的抽檢工作量占據了項目60%以上的工作量，可以說抽檢工作效率的提升是招標代理機構質量管理提升的關鍵瓶頸，因此質量評級能夠切實提高質量管理人員的工作效率與質量，保證業(yè)務質量的持續(xù)優(yōu)化，提升質量管理水平，是目前招標代理機構質量管理效率提升的最優(yōu)解。
本文提出的招采人員質量評級制度，是對招標代理機構數字化平臺下質量管理的一次應用探索，根據筆者所在公司的實踐，該制度能夠在有限的資金、人員和時間成本投入下，有效提高質量管理水平。需要強調的是，提高質量管理的方法是多種多樣的，除本文提出的招采人員質量評級制度外，還有諸如招標文件構成元素標準化構件模塊的使用、招標質量控制小組的組建和活動的執(zhí)行等方法，都能有效提高質量管理水平。招標代理機構應因地制宜探索適合自己的質量管理模式，平衡成本投入和質量成果產出的比例，提升質量管理水平，提高品牌競爭力，增進招標采購的經濟效益和社會效益。
